För att göra det enklare att hantera beställningar kan du använda dig av olika statusar för varje individuell beställning. T.ex. kan du då enkelt se vilka beställningar som redan skickats och vilka som redan har blivit betalda.
Vilka olika statusar finns det?
Följande statusar kan man använda sig av:
Beställnings-status och beskrivning
Visad
Du har öppnat den här beställningen i butiksadministrationen. Läs sektionen En speciell funktion: beställningsstatusen "Visad" nedan.
Avvisad
Du har avvisat beställningen. Lagernivån uppdateras automatiskt för de relevanta produkterna. För mer information om lagernivåer, läs Lagernivå / Minsta lagernivå. Endast avvisade eller arkiverade beställningar kan raderas av dig.
Bearbetas
Du har börjat hantera beställningen.
Avvaktar godkännande
Hanteringen av beställningen är pausad.
Färdig att skickas
Beställningen är färdig, men har inte skickats än.
Delvis skickad
Delar av beställningen har skickats till kunden, men någon del har inte skickats.
Skickad
Du har skickat hela beställningen till kunden.
Levererad
Leveransen har slutförts.
Delvis fakturerad
Du har delvis fakturerat kunden.
Fakturerad
Du har fakturerat kunden för hela beställningen.
Delvis betald
Kunden har delvis betalat för beställningen.
Betald
Kunden har betalat hela beställningen.
Returnerad
Kunden har skickat tillbaka beställningen.
Stängd
Beställningen är färdighanterad.
Arkiverad
Beställningen är färdig och redan gammal. Endast avvisade eller arkiverade beställningar kan raderas av dig.
En speciell funktion: beställningsstatusen "Visad"
Beställningsstatusen Visad har en speciell roll:
-
Statusen ställs automatiskt in för beställningen så fort den har öppnats.
-
Beställningsnumret för en beställning som fortfarande inte markerats som Visad syns i fet stil i listan på sidan Beställningar >> Visa beställningar.
-
Beställningar som inte visats än syns på startsidan i butiksadministrationen.
Hur hanterar man beställningsstatusen?
1. I butiksadministrationens huvudmeny väljer du Beställningar och sedan Visa beställningar.
2. Där visas en lista med alla beställningar. I kolumnen Status kan du se en inledande översikt över de viktigaste beställningsstatusarna:
Ikon
Beskrivning
Bearbetas
Avvaktar godkännande
Inte ännu Fakturerad
Delvis fakturerad
Fakturerad
Inte ännu Betald
Delvis betald
Betald
Inte ännu Skickad
Färdig att skickas
Delvis skickad
Skickad
Returnerad
Levererad
Inte ännu Stängd
Stängd
Avvisad
Arkiverad
Om du flyttar muspekaren över en av symbolerna, så kan du se datum och tid när statusen ställdes in.
3. För att redigera en status klickar du på beställningsnumret.
4. Du kan direkt ändra statusen för en beställning genom att klicka i rutan för en status. När du markerat en ruta så ställs datum och tid in för statusändringen. Du kan då senare se när du har gjort de olika stegen.
5. Kom ihåg att spara efter du har ställt in statusen för beställningen.
Du kan ställa in att ett email ska skickas automatiskt till kunden när du ställer in en specifik beställningsstatus. T.ex. kan din kund då få ett email så fort du ställer in att beställningen är Skickad. För mer information, läs E-postutskick.
Beställningar kan inte redigeras om de har statusen Avvisad, Stängd eller Arkiverad.
Beställningar kan bara raderas om de har statusen Avvisad eller Arkiverad.
I listan med beställningar (under Beställningar >> Visa beställningar) kan du även göra en sökning för att hitta alla beställningar med en specifik status. För att göra det använder du Avancerad sökning. För mer information, läs Sökfunktionen i administrationen.
Butikssystemet kontrollerar inte om de individuella statusarna för en beställning passar logiskt. Du kan t.ex. ge en beställning både statusen Avvisad och Skickad, eller både Delvis fakturerad och Fakturerad.