Verkkokauppiaan liiketoiminnan skaalaaminen miljoonaluokkaan

Kirjoittanut Vieraskirjoittaja 26.11.2014 0:00

Moni verkkokauppias aloittaa kuvaannollisesti “autotallissa”. Pääasiallinen tai ainoa myyntikanava on verkkokauppa, ja muita yrityksen prosesseja hoidetaan manuaalisesti, näppituntumalla. Kun liiketoiminta lähtee vetämään, kauppias saattaa olla uusien haasteiden edessä. Varastonhallinta mutkistuu nimikkeiden määrän lisääntyessä, ostot työllistävät, ja saatavuuden kanssa on haasteita jos nimikkeiden saldot eivät ole hanskassa. Jos kauppias haluaa skaalata liiketoimintaa monikanavaisuuden kautta, tukkukauppaa tai kivijalkakauppaa kehittämällä, haasteet moninkertaistuvat.
Miten liiketoimintaa voi tehokkaasti skaalata, katerakenteen kärsimättä? Hommien määrä kasvaa, mutta uuden henkilöstön palkkaaminen tuntuu isolta riskiltä.

Keskeinen keino liiketoiminnan skaalaamiseksi on automaation lisääminen tietotekniikan keinoin. Verkkokauppiaan tilanteessa tämä tarkoittaa käytännössä erillisten tietojärjestelmien hankintaa verkkokaupan tueksi. Hyvin toimivaa verkkokauppaa ei kannata romuttaa, mutta sen tueksi tarvitaan uusia järjestelmiä hoitamaan logistiikkaa, varastonhallintaa, ostoja, laskutusta jne, tärkeysjärjestyksessä ja tarpeen mukaan tietenkin. Ongelmia voidaan ratkaista täsmäiskuilla, ratkaisu per ongelma, mutta pitkässä juoksussa tämä johtaa tilkkutäkkiin, ja vaikeasti ylläpidettävään yritysarkkitehtuuriin. Yrityksen koko elinkaaren ajalla kestävin ratkaisu on hankkia jo varhaisessa vaiheessa skaalautuva ERP-järjestelmä, jolla voidaan yrityksen kasvaessa hoitaa useita eri asioita, aina kasvavien tarpeiden mukaan.

Kuusi ohjetta verkkokauppiaan ERP-projektin ohjaamiseksi oikeille raiteille

1. Tutustu tarjontaan riittävästi (mutta älä käytä tähän liikaa aikaa)

Jos ERP tai toiminnanohjaus on sinulle tuntematon käsite, kysy apua hankintaan. Apu voi olla tuttu IT-osaaja tai maksullinen ERP-konsultti, mutta valintaan kannattaa panostaa riittävästi. Hankintavaiheen kustannukset ovat kuitenkin kymmenesosa järjestelmän käyttöönoton kustannuksista, ja hyvin valmisteltu hankinta maksaa itsensä takaisin onnistuneena käyttöönottona.
Yleisellä tasolla voidaan sanoa että useimmat markkinoilla olevat ERP-järjestelmät kattavat teknisesti verkkokauppiaan tarpeet sellaisenaan. Valinnassa ei siis kannata käyttää liikaa aikaa eri järjestelmien piirteiden vertailuun, niitä on yleensä riittävästi. Järjestelmän hintalapun täytyy tietysti vastata tarvetta. Kallein ei läheskään aina ole edes paras, ostajan kannattaa olla kriittinen, ja etsiä tarpeeseen riittävän hyvä järjestelmä, jossa on hintalappu kohdallaan.

2. Valitse toimittaja huolellisesti

Valittua järjestelmää tärkeämpi tekijä on toimittaja, joka auttaa järjestelmän käyttöönotossa. Vain uskaliaimmat (ja osaavimmat) asiakkaat pystyvät ottamaan järjestelmän käyttöön täysin itsenäisesti. ERP-järjestelmä on monipuolinen työkalu, mutta sen soveltaminen tietylle asiakkaalle tiettyyn tarpeeseen vaatii ammattitaitoa. Ainakin järjestelmä integrointi ja mahdolliset sovitustyöt kannattaa jättää ammattilaiselle. Kysy toimittajan referenssejä, ja esimerkkejä toteutuksista. Soita myös referenssit läpi, ja tiedustele miten hommat ovat sujuneet.

3. Mieti tarkkaan mihin ongelmaan etsit ratkaisua (ja ratkaise vain se)

ERP-projektien yleinen ongelma on siinä, että koska järjestelmällä pystyy tekemään kaiken, niin sitten sillä väkisin yritetään tehdä kaikkea. Väärin. Jos hankit järjestelmän vaikka varastonhallintaan, niin ei sinun ole pakko ottaa järjestelmässä CRM:ää käyttöön, tai toisinpäin. Kun ratkaiset ongelman kerrallaan, niin projekti pysyy hanskassa ja kustannukset järkevinä. Jos lähdetään ratkaisemaan ongelmia myös siellä missä niitä ei alun perin ollutkaan, niin työ ei pääty ikinä.

4. Ota masterdata haltuun

Masterdatalla tarkoitetaan yrityksesi keskeisiä tietoja, ja niiden hallintaa. Tällaisia tietoja ovat mm. asiakastiedot, tuotetiedot, hinnastot, jne. Jos ensimmäinen ja toistaiseksi ainoa tietojärjestelmäsi on ollut verkkokauppa, niin nämä tiedot ovat pääosin siellä. Kun hankit uuden tai uusia järjestelmiä, tulee päättää missä on minkäkin tiedon koti – missä tieto syntyy, kuka sitä ylläpitää, ja mihin eri järjestelmiin tieto tulee välittää.

Erityistä huomiota tulee kiinnittää avaintietojen tunnistamiseen (esim. tuotenumero, asiakasnumero jne). Usean eri järjestelmän muodostamassa kokonaisuudessa tiedonsiirto järjestelmien välillä perustuu näihin avaintietoihin. Yksittäisiä tietokenttiä voidaan usein lisätä, eikä kaikissa järjestelmissä edes tarvita kaikkia tietoja, mutta avaintietojen täytyy olla yhtenevät eri järjestelmissä.
Myös masterdatan hallinnan suunnitteluun kannattaa kysyä osaavaa apua, jos tietotekniikka ei ole ydinosaamisiasi, mutta alkuun arkkitehtuurin suunnittelussa pääsee maalaisjärjelläkin. Olennaista on tunnistaa mitä tietoa mikäkin järjestelmä tarvitsee toimiakseen, ja mikä on luontevin paikka tallettaa tarvittavat tiedot.

5. Suunnittele integraatiot huolella

Kun liiketoimintaa pyörittää useampi eri tietojärjestelmä, tulee väistämättä eteen tarve automatisoida järjestelmien välistä tiedonsiirtoa. Tähän tarpeeseen kannattaa varautua jo järjestelmän valintavaiheessa, valitsemalla järjestelmä jossa on mahdollisimmat hyvät ja helppokäyttöiset rajapinnat tiedonsiirtoa varten. Valitettavasti rajapintojen toimivuutta ei pysty lukemaan myyntiesitteestä, niitä on pakko testata käytännössä.

Integraatioissakin tulee keskittyä olennaiseen. Vaikka joku tietovirta saataisiin automatisoitua, se ei välttämättä tarkoita että se kannattaa tehdä. Jos esim. uusia tuotteita syntyy kerran kuussa, voi tuotetiedot hyvin syöttää käsin eri järjestelmiin. Täysin automatisoitu liittymä olisi epäilemättä hieno, mutta sen kustannukset voivat olla hyvin isot verrattuna käsin syöttöön.
Päivittäin syntyvät tai muuten vain hyvin suuret tietovirrat kannattaa automatisoida. Esimerkiksi tilausten siirto verkkokaupasta logistiikkajärjestelmään on varmasti tietovirta mikä täytyy automatisoida käsin kopioimisen välttämiseksi.

Integraatiossa devil is in the details. Sujuvaan tietojen siirtämiseen eri riitä että osa tiedoista saadaan siirtymään automaattisesti. Myös erilaiset erikoistapaukset ja virhetilanteet tulee hallita hyvin, tai muuten integraatio voi olla huonompi vaihtoehto kuin tietojen käsinsyöttö. Yleisiä tilausvirran ongelmatilanteita ovat mm. alennuksien ja verojen käsittely tilausten siirrossa. Lisäksi, jos verkkokaupassa käytetään verkkokaupan sofistikoituneita piirteitä kuten kampanjoita, tuotepaketteja tai tuotevariantteja, kannattaa erikseen varmistaa miten tällaiset käsitellään tiedonsiirrossa ja vastaanottavassa järjestelmässä.

6. Projektoi hyvin ja varmista käyttöönottoon oikeat resurssit

Suunnittele ja aikatauluta järjestelmän käyttöönotto hyvin, ja pysy suunnitelmassa. Uusien tietojärjestelmien käyttöönotto on työtä, joka vaatii paitsi hyvän toimittajan, ennen kaikkea kauppiaan omia resursseja. Pitkässä juoksussa hyvä tietojärjestelmä säästää yrittäjän aikaa ja resursseja olennaiseen, mutta käyttöönottovaihe vaatii käyttäjiltä panostusta. Usein kuvitellaan että tämä työ voidaan tehdä omien töiden ohella, mutta tämä on varmin tapa saada projekti sivuraiteelle jo heti alussa.

Yrityksen avainhenkilöitä ei valitettavasti voi monistaa, mutta projektin rutiinitehtäviin kuten projektin hallintaan ja perustietojen syöttöön kannattaa palkata ulkopuolista apua. Vaikka ylimääräinen kustannus saattaa tuntua pahalta projektia suunniteltaessa, kannattaa muistaa että kaikkein kalleimpia projekteja ovat pitkäksi menneet projektit, jossa projektin kustannukset kasvavat ajan myötä, ja hyötyjen realisointi viivästyy.

Teksti: Roy Nurmi, Partner, Sprintit Oy

Tägit: verkkokauppa, analytiikka

Takaisin